Regelung bei privaten E-Mails am Arbeitsplatz

Berlin. Unternehmen sollten im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung das Thema der privaten E-Mails am Arbeitsplatz ausdrücklich regeln.

Firmen, die die private Nutzung zulassen, werden zum Telekommunikationsanbieter und unterliegen dadurch den Restriktionen des Telekommunikationsrechts. Damit verbunden sind besondere Geheimhaltungsvorschriften, die dem Arbeitgeber die Einsichtnahme in private E-Mails zumindest während der Übermittlung verbieten. Die in zahlreichen Unternehmen übliche Filterung der elektronischen Post verstößt ohne wirksame Zustimmung gegen das Post- und Fernmeldegeheimnis.

Hinzu kommt, dass ohne Einblick sich kaum herausfinden lässt, welche Nachrichten privater oder dienstlicher Natur sind. Unternehmen, die private Post am Arbeitsplatz nur stillschweigend zulassen, handeln sich also ein erhebliches Restrisiko ein.

Für die Beschäftigten stellt die private Nutzung von E-Mail im Betrieb kein gesetzliches Recht dar und ist auch nicht als sozialadäquates Verhalten anzusehen. Ein Anspruch auf private Nutzung besteht nur, wenn dies im Arbeitsvertrag ausdrücklich vorgesehen ist. Wenn die private E-Post allerdings betriebliche Praxis ist, könne daraus ein Gewohnheitsrecht für die Arbeitnehmer – die sogenannte betriebliche Übung – entstehen. Allein deshalb ist den Firmen eine klare betriebliche Regelung zu empfehlen. Hinzu kommt die Verpflichtung der Unternehmen zur Archivierung auch elektronischer Post, was bei privaten Nachrichten zu Konflikten führen kann.

In der Büropraxis ist ein generelles Verbot privater E-Mails allerdings nicht durchsetzbar. Unternehmen scheuen das Verbot und sind nicht bereit, es durchzusetzen. Ohnehin kann nur der Versand privater Nachrichten verboten werden, nicht aber der Empfang. So lässt sich beispielsweise bei intensiven Geschäftskontakten kaum verhindern, dass die elektronische Geschäftpost auch dem privaten Gedankenaustausch dient. Zudem sind private E-Mails häufig betrieblich veranlasst, so z. B. die Mitteilung nach Hause, dass man wegen Überstunden später aus dem Büro kommt.